Paddy 的商業冒險

別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧

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適合閱讀對象:主管、或是想提昇工作效率者
推薦指數:★★★★★ 五顆星

很有趣的一本書,一開始Paddy是在圖書館借回來看。
看完了之後,馬上上網買一本屬於自己的。

很巧妙的比喻,推薦給大家。

第一章、踏出成功的第一步

管理者的貢獻來自於他們的判斷力與影響力,而非他們投入的個人時間與埋頭苦幹。
非管理者的貢獻主要來自於時間與努力。

管理者的時間管理包括下列四大要素:

一、老闆佔用的時間 – 老闆交待的,不能忽略他
二、組織佔用的時間 – 不能輕易忽略
三、自己佔用的時間 – 你要好好善用這個時間。其中有相當大的比例會遭到部屬佔用,剩下的時間才是自己的。
四、外界佔用的時間 – 顧客、投資者、供應商、政府機構、社群團體需求之用。如果忽略他們,他們也可能忽略我們的要求。

何謂猴子:

『猴子』就是雙方談話結束後的下一個步驟。猴子不是問題、專案、計畫或機會;
猴子只是解決問題、進行專案計畫或投入機會的下一個步驟、下一個措施、下一個行動步驟。
猴子的比喻對應傳統的管理詞彙,我說『猴子』,傳統管理者用的是『任務』。
每一隻猴子都會有兩邊的人馬介入 – 一方負責解決,另一方則是監督。而展開下一步驟的人背上就有猴子。

管理者可運用的任務層級有五個層次:

(5) 獨立行動,例行姓報告(最高層次)
(4) 行動,但須立即請示(意味著報告頻率超過利行程度)
(3) 提出建議,按照裁示的結果行動
(2) 請示要做什麼
(1) 等待指示(最低層級)

第二章、你是猴子磁場嗎?

情境一:讓我再想一下。

喬治是你的部屬,他從走廊迎面走來,他對你說:『早安!老闆。對了,我們這裡有些問題。
所以你就在走廊上花了三十分鐘聽著喬治把來龍去脈向你說了一遍。
聽著聽著,你發現你還有要事,而且無法馬上處理現在這件事,需要進一步考慮,
你跟他說:『我會告訴你,我們該怎麼作。

我們回想一下,發生什麼事情。
首先,你和喬治在走廊上不期而遇之前,誰的背上有猴子?顯然在喬治的背上。
猴子不會在你的背上,你甚至不知道那裡有一隻猴子。
接著,三十分鐘之後,你對他說:『我會重頭想一遍,再告訴你要怎麼作。』
他回答說:『那樣也好。』
現在,當你離開公司,誰有喬治原本身上那隻猴子?你。

接受這隻猴子的同時,你也自甘成為部屬的部屬
你讓喬治把你變成他的部屬,因為你答應兩件部屬要幫主管做的事情:
1. 你從他身上接下責任。
2. 你答應給他進度報告。

現在,猴子在你背上
你扮演什麼角色:解決問題者。
喬治扮演什麼角色?上級指導者。

他稍後就會問你:『事情進行的怎樣了,老闆?』

兩名管理者在走廊上碰上了,其中一人問;『事情進行的怎麼樣了?』
你知道,問問題的這個人是老大。

這種交換猴子的狀況,不斷在職位份際上蠢蠢欲動,完全違背組織流程圖的宗旨
所以,我們必須搞清楚,在進行下一個步驟時,誰該扮演員工的角色,誰扮演上級的角色,並且嚴守份際。

情境二:給我一份會議記錄。

與員工麥克的工作會議結束時,我給他的臨別贈言是:『好,給我一份會議記錄。
注意,猴子現在跑到部屬背上,因為下一個步驟是要他做的。
麥克盡責的寫份會議記錄,並且發電子郵件給我,請我裁示下一個步驟(或決定)。
我看到了這份報告。現在,誰要採取行動?我
如果我不立刻採取行動,很快就會收到他的追蹤通知(另一種監督形式)。

第三章、猴子智慧

你會在什麼地方找到猴子?某天你會從喬治那邊撿到幾隻猴子,你會從其他部屬身上抓幾隻猴子,
你會透過電話、電腦來抓猴子,在洗手間、工作站,你都會抓到猴子。
你的上司也沒閒著,他會不斷孕育猴子給你。
現在,你有老闆吩咐的工作要作,也有部屬給你的工作,但是你沒那麼多時間處理。
哪一組猴子需要優先處理?當然老闆的猴子優先。
你對部屬承諾的事情,若無法達成,那就是『延遲』
如果老闆希望你做的事情,你沒有做到,那就是『不服從』

你該如何抉擇?
很簡單,抓起所有部屬交給你的猴子,如果你什麼都沒作的話,你的罪名是『延遲』;
接著,把他們交給你的部屬。如果他們不處理的話,就是『不服從』。

第四章、誰是猴子主人

喬治是你的部屬,他從走廊迎面走來,他對你說:『早安!老闆。對了,我們這裡有些問題。
所以你就在走廊上花了三十分鐘聽著喬治把來龍去脈向你說了一遍。
你說:『現在這件事情還需要進一步考慮。現在,既然我是上司,你就要負責把事情作進一步的考慮。
因此,下午四點半,到我辦公室來一趟,提出可行的進一步想法,要仔細考慮到我對提案的接受習慣。

現在,猴子在哪裡?在他的背上。

我現在有時間問他:『嗨,喬治,你的猴子處理得如何?
請記住:『事情進行的怎樣?』這句話是為了釐清誰才是管理者,萬一他忘記的話。

記住『猴子』的定義:兩人談話結束的下一個步驟。
無論問題是什麼,部屬永遠是承接下一步驟的那一方。

第五章、管理不當的猴子

業餘管理者
如果我有四個部屬,每個人平均每天從他們背上爬到我身上的猴子有三隻,
我就會有十二隻鬼吼鬼叫的猴子,每一隻都會耗掉我時間,另外,還有老闆交待給我的猴子還沒處理。
我去買了一本『時間管理』的書。
他告訴我,我要做的第一件事,就是把這一打的猴子按照優先順序排好,從重要的猴子開始餵。
不過今天一整天,包含把猴子抓回家,也只處理了一半。
明天,我的桌上又有另外一打的猴子等著我。

『時間管理』這本書又說:
『當猴族浩繁的時候,你可以一次捉個三四隻長得相似的猴子,讓他們排排坐。
接著,再抓另外的幾隻,把他們放到另外一排。如果你能持之以恆,就會有四或五排的猴子排排坐。
接著,再排出一個優先順序(至於編號已無多大意義)。』

但是,每天還是有無止境的猴子在等我

第六章、從業餘管理者到專業馴猴師

如果我把任何來到面前的事情都處理掉,我只會讓事情的輸入快過解決的速度。
換言之,你做的越多,人家就會給你越多的任務
我越是趕上進度,我就落後的更嚴重
以上論述只適用於管理工作,但不適用在技術性的工作上。

第七章、讓猴子回到主人背上

假如我的部屬提出一項議題企圖引起我的注意,很明顯的,下個步驟就會成為我的事情。
我可以對他說:
『我猜,現在猴子是我的。只有我能處理。沒有人授權你處理這件事。但是我辦公桌公文堆積如山,未來的二四小時之內, 我都沒有時間處理。所以,喬治,猴子在往後的二十四小時之中,需要棲身之處過夜。我認為在他跑到我的背上之前,就在你的背上安穩的睡一覺吧。所以照顧一下這個小東西,明天回來到我的辦公室,從現在起, 你要負責餵養這隻猴子二十四小時。』

他背著這隻猴子走出辦公室,但是他一件事也不會做,對吧?當然不會!
他是我的下一個步驟,但我絕對不要走到這一步,與其放在我的公事包一事無成,不如把猴子放在他那裡。

他隔天回來說:『你的猴子還你。』
我說:『你看看我的桌子就知道,再過二十四小時我也沒時間處理這隻猴子,請再幫我照顧一天, 明天向我報告。』

我們持續套招。

他於是對我說:『我一定要擺脫這隻猴子。』
我說:『我不知道你要如何擺脫牠,除了有一種方法。那就是你要想辦法解決。我知道這對你是個全新的經驗, 但千萬別猶豫不決。』

任何時候,我幫你解決你的問題時,你的問題絕不能變成是我的問題
先安排下次的討論時間是為了減少延誤的可能性。因為部屬會重視你要檢查的東西,而不是你期待的每件事
如果沒有約好餵食的時間表,延遲的情況可能會發生。沒有約定,就不可能有遲到的情形。
如果不可能遲到,行動的壓力也會隨知減弱。為了每個參與的人著想,安排好討論時間是很必要的作法。
這樣將有助於我們維持猴子的健康狀態。

任務移轉
『猴子在背上』的比喻,重點在於將任務從主管身上轉移到部屬的背上。
但在主管可以幫部屬找到任務之前,他們應該先明白任務在部屬身上。
管理者與部屬不可能同時有效執行同一件任務。

第九章、餵養猴子的六大規則

1. 餵養他們,或射殺他們;千萬不要讓牠們活活餓死。
(確定你的猴子不會活活餓死)

2. 只要你找到需要餵養的猴子,你的部屬就得找出時間餵養他們,但千萬不要過量。
(決定最大猴群數量)

3. 按照餵食進度上的時間和地點餵養猴子是部屬的責任,主管不必再沿途追逐即將餓死的猴子,胡亂地餵食。
(餵養猴子的責任必須落在部屬身上)

4. 如果有衝突發生,預定餵食猴子的時間可在任一方的提議下,做出更動,但不被視為延誤; 事情毫無進展不能作為重新安排餵食時間的藉口。
(毫無進展不能作為重新安排餵食時間的藉口)

5. 無論何時,應盡可能面對面餵食猴子,否則便使用電話,絕對不要用信件。備忘錄、電子郵件、傳真和報告可以使用於餵食過程, 但不能替代面對面的對話。
(避免遭到誤解)

6. 超過好幾頁的備忘錄、電子郵件、傳真和報告應該在一頁的摘要中寫清楚,以便展開立即的對話。
(展開立即的對話)

# 書名:別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧
Monkey Business:are you controlling events or are events controlling you?
# 作者:比爾安肯三世
# 原文作者:William Oncken, Ⅲ
# 譯者:陳美岑
# 出版社:臉譜
# 出版日期:2006年09月16日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9867058453


別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧

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4 thoughts on “別讓猴子跳回你背上:主管好整以暇,部屬勇於任事的管理智慧

  1. 真的很感謝你不停的分享一些讀後心得

    真的很受用!!!!

    尤其是當我人在國外 根本買不道中文書的時候

    還可以藉由你的網站增加知識!!!

    謝謝你的大恩大德啊~~~~~~

  2. hi , hipper_tw,

    很高興這些東西對你有幫助阿,
    有機會常來玩耍喔 😛

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