最後期限:專案管理101個成功法則

  湯普金斯是名資深的專案經理,但不幸被公司裁員了。有人出高價「請」他到一個海上小國,負責6個軟體產品的開發專案。資金、人員、設備都已齊備,湯普金斯以為可以大顯身手,甚至進行一次難得的專案管理實驗——將所有人分成18個團隊,也就是每個產品成立3個大小不同的團隊彼此競爭,藉此觀察不同的人數、工作方法對專案有何影響。但是他漸漸發現,事情沒有那麼簡單,各種問題紛紛出現,時間越來越少,眼看著「最後期限」即將來臨……

一般的管理書籍通常都是比較八股且乏味,讀起這類型的書籍,常常會讓人昏昏欲睡。
這又是一本談專案管理的小說,主角湯普金斯為了帶領一個大型的專案,作了各式各樣的努力與實驗,其中很多的例子與觀念都很有趣。
值得大推!

推薦指數:五顆星 ★★★★★

優質管理的四大要素

.選擇對的人
.為他們分配對的工作
.對他們保持積極
.幫助團隊凝聚起來並維持團隊的凝聚力(其他一切都只是「文案」)

安全感和變化

.除非感到安全,否則人們不可能去迎接變化
.在所有成功的專案中(以及在絕大多數其他有價值的工作中),變化都是基本的要素之一
.缺乏安全感會讓人們反對變化
.逃避風險是致命的錯誤,因為這會讓你也得不到與風險同在的利益
.人們可能會因為來自客觀世界的直接威脅而覺得沒有安全感,但是如果發現管理者可能濫用權力來懲罰自己,他們一樣會覺得沒有安全感

負面效應

.威脅不是提高績效最好的辦法
.如果分配的時間一開始就不夠,不管威脅有多麼嚇人,工作也無法按時完成
.更糟糕的是,如果目標沒有實現,你就必須兌現你的威脅

管理者必需的身體部位

.管理涉及到心、腸胃、靈魂和鼻子
.因此……
用心來領導
相信你的腸胃(相信自己的預感)
建立起團隊的靈魂
訓練一個能嗅出謊言的鼻子

用指揮戰爭來比喻管理

.在戰爭開始的時候,管理者真正的工作已經完成了

面試和徵才

.徵才牽涉到所有與管理有關的身體部位:心、靈魂、鼻子和腸胃(但是主要是腸胃)
.不要獨自進行 – 兩副腸胃遠比一副腸胃要好兩倍以上
.對於新的雇員,交給他們的專案最好難度不超過他們曾成功過的專案;把有挑戰性的目標延到下一次
.尋求建議:你最想用的那個人可能還知道其他很好的人選
.多聽,少說
.如果先把材料整理好,那麼所有的事情就會進行的更好

生產力的提高

.沒有『短期生產力提高』這樣的東西
.生產力的提高都是來自長期的投資
.任何承諾立刻見效的東西,無異於江湖術士在賣膏藥

風險管理

.通過控制風險來管理專案
.為每個項目建立並維護風險統計表
.去跟蹤根源性的風險,而不只是哀嘆最後的不良結果
.評估每種風險具體化的機率和可能造成的成本
.對於每種風險,找出其具體的最早徵兆
.任命一位風險控制人員,這個人不應該有組織內部『我能行』的態度
.建立簡單的(可能是匿名的)管道,讓壞消息能傳遞到高層

防止失敗

.壯士斷腕
.控制住失敗比優化成功更能提高你的整體績效
.除非必要,否則不要自己去組成一個團隊。去找一個已經成形的團隊來用
.維持好一個團隊(如果他們願意的話),以幫助你的繼任者避免團隊凝聚過慢或無法凝聚的問題
.把凝聚在一起的團隊 – 準備充分、也願意接受新的工作 – 當成是專案的收穫之一
.專案開始時浪費的一天和最後階段浪費的一天對專案造成的傷害是一樣的
.有無數種方法可以浪費一天的時間…但是沒有任何方法可以拿回一天的時間

開發過程的建模和模擬

.以你認為工作是如何完成的直覺為基礎,建立一套模型
.在和同事的互動中使用這些模型,以便交流、提煉關於專案運轉的想法
.用模型來模擬專案的結果
.根據實際的結果來調整模型

『病態的政治』

.每一天,你都必須準備拿自己的工作去當賭注…
.…但是這也不能保證『病態的政治』不會影響你
.『病態的政治』可能在任何地方出現,哪怕是在最健全的組織裡面
.『病態的政治』的特徵:對個人的權勢的渴望超過了組織本身的目標
.即使這種不合理的目標與組織的目標完全相反,它也可能出現
.『病態的政治』最惡劣的副作用是:人事精簡的專案可能會受到壓力

度量

.度量每個產品的規模
.不要執著於單位,在等待客觀的度量的時候,先用你自己的主觀單位
.從所有能得到的原始資料(一些可計算的軟體特性)自己構造度量單位
.從已經完成的專案中收集原始資料,以推導出生產力趨勢線
.不段修正你的度量方程式,直到它的計算結果和原始資料庫中的專案工作量有最好的對應關係
.借助資料庫畫一條趨勢線,把預期工作量表示為人造度量單位的函數值
.現在,針對每個待評估的專案,計算出人造度量單位值,並根據這個值在趨勢線上找到預期工作量值
.用生產力趨勢線周圍的噪音水平,來反映預測的允差範圍

過程和過程改進

.好的流程和持續的流程改善是很好的目標
.它們也是非常自然的目標:優秀的技術工作者一定會關心這個,不管你有沒有告訴他們
.正式的流程改善計畫需要花錢、花時間;特定的流程改善工作還會延遲專案的進度。儘管最終會看到生產力上的改善,它們也不可能抵消花在流程改善上的時間
.但是,專案的確可能存『單一的』、謹慎選擇的方法改善中得到足夠的收益,並抵銷為這次改善付出的時間和金錢
.在專案進行中,不要希望在超過一個方法的範圍內實施改善。多種技術的改善計畫(比如說提高整整一個 CMMI 等級)很可能使專案比不實施改善更晚完成
.標準流程的危險就在於人們可能失去重要的走捷徑的機會
.特別是對於人員超編的專案,標準過程看起來會很嚴重,因為它們製造出了足夠的工作(有用的和無用的),讓所有人都忙個不停

改變完成工作的方式

.如果不大幅度減少除錯的時間,就沒辦法讓專案大幅度提前完成
.高速完成的專案用在除錯上的時間,相對來說的少很多
.高速完成的專案用在設計上的時間,相對來說的多很多
.如果你不關心別人,不照顧別人,就別想讓他們為你做一些非凡的事情。如果要他們改變,就必須去瞭解(並讚賞)他們的一切

壓力得效果

.壓力之下的人的思考不會便快
.增加加班的時間只會降低生產力
.短期的壓力乃至於加班可能是有用的策略,因為它們能使員工集中精力,並且讓他們感到工作的重要性。但是長期的壓力肯定是錯誤的
.經理之所以會施加那麼多的壓力,也許是因為他們不知道該怎麼做,或者因為其他辦法的困難而感到畏縮
.最壞的可能性:使用壓力和加班的真正原因是為了在專案失敗時,證明大家並非沒有努力

憤怒的經理

.管理中的憤怒和羞辱是會傳染的。如果高階主管喜歡罵人,低階管理者也會有樣學樣(就像經常被罵的小孩很容易成為愛罵人的父母)
.管理中的辱罵常被認為是一種刺激,可以讓員工提高效率。在『胡蘿蔔加大棒』(carrot-and-stick,就是軟硬兼施)的管理策略中,辱罵是最常見的『大棒』。但是,哪有人被辱罵之後還能做得更好的?
.如果經理使用辱罵的方法來刺激員工,表現出的是經理的無能,而不是員工的無能

含糊的規格文件

.規格文檔中的含糊,意謂著不同的系統參與者之間存在著未解決的衝突
.如果一份規格文件不包含完整的輸入輸出列表,那麼它就什麼都不是;它根本還沒開始
.沒有人會告訴你一份規格文件是不是糟糕。人們往往傾向於責備自己,而不是責備文件

衝突

.只要在開發過程中有多個參與者,就一定會有衝突存在
.創建、安裝系統的工作中特別容易出現衝突
.絕大多數的系統開發團體都缺乏解決衝突的能力
.衝突應當引起重視。衝突並不是缺乏職業道德的行為
.應事先聲明:每一個人的『贏』都很重要。確保每個級別的人都能贏
.談判困難;調解容易
.如果兩個人的利益是完全或者部分相斥的,預先安排好,讓雙方透過調解來解決衝突
.記住:我們都站在同一邊;跟我們對立的,是我們要解決的問題

催化劑的角色

.有一種人具有催化劑的效果。這樣的人會幫助團隊成形並凝聚起來,保持團隊的健康和生產力,從而對專案有所貢獻。就算催化劑什麼事都不作(其實,通常他們還會作很多事),這種催化劑的角色也是重要而有價值的
.調解是催化劑的一項特殊工作。調解是可以學的,而且只需要很小的投資就能學會
.調解應該從一個小小的儀式開始。『我能幫你們調解一下嗎?』在解決衝突的時候,這是必要的第一個步驟

人類的錯誤

.置你於死地的,不是你不知道的東西…而正是你『知道』絕不會置你於死地的東西

人員安排

.在早期,人員超編會迫使專案跨過關鍵的設計階段(這是為了讓所有的人都有事可做)
.如果在設計完成之前,工作先被分給了許多人,那麼人與人之間、工作小組之間的介面就會很複雜
.這會使團隊內部更相依賴,會議時間、重複工作和無效工作都會增加
.理想的人員安排是這樣的:在專案的大部分時間裏由小型核心團隊來做設計工作,在開發的最後階段(時間安排的最後1/6)加入大量的人手
.很糟糕的預測:時間安排緊迫的專案,與時間安排較合理的專案比起來,完成的時間反而會更長

專案的社會學

.讓不必與會的人可以放心離開,從而保持會議的精簡。有一份公開的議程,並嚴格執行,這是最簡單的辦法
專案需要儀式
.用小小的儀式來使人們注意專案的目標和理想狀態:小規模會議、零缺陷的工作等
.採取行動,防止人們隨便發怒
.記住:憤怒=恐懼。即便對屬下發怒的經理一定是因為恐懼才會這樣做
.意見:如果所有人都懂得『憤怒=恐懼』這個道理,就能明顯的看出發怒的人是在害怕;由於人們傾向於不顯露恐懼,他們不得不藉由發怒來發洩情緒(瞭解了這一點,並不能解決這些生氣的人的問題,但是一定可以讓其他人好過一些)

『病態的政治』(再一次)

.別想要根治一個病態的人
.不要浪費時間,也不要因為嘗試治療上司的病態而使自己受到威脅
.有時候,你唯一的選擇就是等待,等問題自己解決,或者等一個讓你繼續前進的機會
.奇蹟是有可能發生的(但是千萬別去指望它)

精簡

.精簡是失敗的公司使用的辦法,它讓員工負擔失敗的責任
.公司的目標應該正好相反:要發展而人性化
.當你聽到『精簡』這個詞的時候,請記住它的弦外之音:失敗和恐嚇

基本常識

.專案既需要目標,也需要計畫
.而且這兩者應該不同


最後期限:專案管理101個成功法則,書籍資訊

# 最後期限:專案管理101個成功法則
# The Deadline: A Novel About Project Management
# 作者:湯姆‧狄馬克/著
# 原文作者:Tom DeMarco
# 譯者:UMLChina翻譯組
# 出版社:經濟新潮社
# 出版日期:2003年12月29日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9867889169

延伸閱讀:

最後期限-讀書整理(1)
最後期限-讀書整理(2)
最後期限:專案管理101個成功法則
【好書分享】The Deadline — 最後期限:專案管理101個成功法則

「最後期限:專案管理101個成功法則」有一則迴響

  1. As a project manager, I use Scrum in my projects. The Guide to Scrum Body of Knowledge by SCRUMstudy provided a complete reference for the Scrum project I am working with. It is a very good book and extremely readable. I really liked sections on risk and quality. The tools mentioned in the processes were very helpful. I highly recommend this book if you are planning to implement Scrum in your organization. You can go through the first chapter available on http://www.SCRUMstudy.com

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