最後一個甜甜圈不要拿

適合閱讀對象:想瞭解職場禮儀者
推薦指數:★★★★ 四顆星

這本書介紹了許多在商場、職場上的禮儀,包涵了許多小技巧。
算是值得一讀的好書,推薦給大家。

1. 別小看微不足道的小事

接待訪客的重要小事:

– 邀請訪客進入辦公室後,把門關起來。
– 在會談中,不要接電話。
– 當訪客還待在你的辦公室時,不要簽署文件、查看電子由間或處理任何公事。
– 請訪客談一談自己的事情 – 例如旅遊的經驗或家人,這些話題可以幫助他們放鬆,也可以讓彼此的關係加溫。
– 預先安排好辦公室的座位,因為你可以坐在握有『主控權』的位子上,而且和你想建立關係的訪客之間沒有任何阻礙。 安排座位的方式應該是讓雙方坐在桌角的兩邊,而不是坐在對面,除伐你覺得這位潛在客戶還有帶評估。
– 要注意對方肢體語言發出的強烈訊號,並隨之調整自己的言談舉止,或選擇打破規則,以拉近彼此的關係。
– 交談時應該配合對方說話速度、遣辭用句、音調和語氣。
– 主人應該表現得熱情好客,例如幫客人倒水或咖啡;不過聰明的專業人士應該禮貌地婉拒。 萬一不小心把飲料潑出來,可不是提高聲譽或建立關係地妙招。

拜訪客戶的重要小事:

– 抵達後,先到盥洗室檢查自己的儀表是否都很妥當。
– 把名片交給櫃台。
– 站在會客區,用左手拿著公事包或文件,空出右手來握手。
– 讓客戶帶你到會客區。
– 你攜帶的每一件東西都必須和客戶有關。千萬不要帶著一個很大的公事包去和客戶開會,另他覺得自己不過是你的眾多客戶之一,而不是獨一無二的重要客戶。
– 請客戶先入座。
– 如果你希望雙方關係加溫的話,當你有機會選擇坐在客戶對面或方作桌角兩旁,做好選擇桌角兩旁的座位。
– 如果你可以選擇座位,而你希望取得掌控,那麼就選擇面對門口的座位。 讓位階較高的人坐在你的右邊,同事則坐在你對面,所以你們可以一起『掌控』會議和會議進行的狀況。
– 會議開始前,先交換名片,然後把名片放在手邊,放在資料夾附近,因此需要時可以有效使用。
– 不要只是宣佈與會者的名字,而是要好好介紹他們。
– 提供議程。
– 遣辭用句要非常小心。比方說,要說『哈囉』,而不是『嗨』;說『我相信』,而不是『我認為』; 說『不過』而不是『但是』。盡量使用比較專業的字眼。

2. 扮演稱職的介紹人

介紹時應該使用尊稱。
介紹方式必須一致。
應該將你打算介紹的對象先排定優先順序。很重要的是,必須先說出最重要那個人的名字。

3. 聊天的藝術

應該避開的危險話題
政治、宗教、個人議題(健康、財務、宗教)
安全的話題
天氣、好書、交通、周遭環境、運動、自己。
閒聊的小竅門:

– 首先是觀察。如果你肯下功夫找到破冰的絕招,那閒聊的效果會更好。
– 穩札穩打。避免討論政治或宗教這類容易引發情緒反應的話題。
– 多問開放式的話題。鼓勵他人敞開心胸,和別人交聊,你也能從中獲得更多資訊。
– 眼神專注地看著對方,顯示你對他很有興趣,而且很尊重他。
– 切記,肢體語言會洩露你真正的感覺。

4. 廣結人脈

參加活動前:

– 設法拿到出席名單。再三檢視並試著練出名單上的名字。
– 預先評估賓客名單是為了能進一步查核和準備。了解他們的背景、事業重心,以及近期的活動, 你可以從中獲得寶貴的資訊,並且找到一些可以聊的話題,顯示你了解他們的挑戰和企圖。
– 尋找可結交的人脈和有用的關係。先了解這個場合有哪些可以建立的重要關係,設法從活動中獲益,同時又有所貢獻。

活動當天:

– 當你走進會場,要曉得大多數人都會看著門口,注意有誰來了,好好利用這點。
走進會場之後,停下腳步約15秒左右,掃視全場,和其他人直接眼神交會,然後在開始和屋子裡的人交際。把腳步放慢,充滿自信地穿過會場。
記住,態度就是一切!告訴自己,這是你的場合,你的舞台。當你滿懷自信地穿過人群時,你會為整個房間創造獨特的氛圍。
– 一般而言,應該和每個人聊個三、五分鐘才離開。不過告退時要非常小心,應該坦誠說明你的動向。別忘了,你來參加活動是為了贏取信任,發展關係, 如果你不打算回來找這個人談話,絕對不要說:『我一會兒就回來。』必須心口如一。 合乎禮儀的說法是圓融坦誠的說明:『和你聊天非常愉快,很謝謝你花時間和我談話,不過我必須過去那邊和一位先生談一談。如果今天晚上沒有機會在碰面,或許未來幾周我們可以保持聯繫』
– 關於會見高階主管,需要注意一件重要的事情:絕對不要項高層人士要名片。就商場禮儀而言,高階領導人通常只和其他地位相當的人交換名片,在他們的圈子裡,這是公認的作法。 萬一有某個高層人士像你要名片,你應該視為莫大的恭維。

活動結束後:

– 檢查收集來的名片,如果需要的話,在背面作一些註記。如果遲遲不作這件事,你可能會逐漸忘掉一些重要的細節,以至於影響後續的追蹤聯繫。 必須慎重處理後續的聯繫,一定要在活動結束後第二天或儘快和你遇見的人聯繫。
– 你可能只想和目前或最近的將來對你有用的人聯繫,請切記,這樣作是不對的,而且很沒禮貌。必須和你見過的每一個人聯繫,謝謝他們花時間和你談話, 表示你很有興趣翰他們繼續保持聯繫,讓他們知道你非常珍惜這次難得的交談。

廣結人脈的小竅門:

– 先吃一點東西。你去參加活動,不是為了吃東西。
– 盡量少喝飲料。
– 和落單的人攀談,或加入三五成群的小團體。他們最歡迎你加入。
– 臉上帶著親切的表情。如果你不確定自己平常都自然流露什麼表情,最好先對著鏡子練習,或請信賴的朋友和你一起練習。
– 多和其他人握手
– 準備好一段搶眼的自我介紹,內容包過你的姓名、頭銜和從事的工作。
– 慢慢來,不要急。好好利用這十五分鐘的機會。
– 先專心聽別人說話,等一下在道別人看不見的地方記筆記。
– 事後應該透過電子郵件、短簽或電話保持聯絡,即使是目前幫不上什麼忙得人,也要對他們禮數週到。
– 如果其他人有需要幫忙的地方,應該主動提供協助。你參加活動不只要從中獲益,也要有所貢獻。

5. 打電話的技巧

– 你打了一通電話給重要客戶,先和他閒聊一下,在慢慢切入正事。在這種情況下,誰應該負責收尾,為談會作個總結?
答案是:這應該是你的責任。原則上,誰主動打這通電話,就應該負責結束談話
打電話的小竅門:

– 講電話時要面帶微笑。笑容能令你的聲音顯得溫暖而生氣勃勃。
– 要尊重把關的人。耍花招只會令你顯得詭計多端,無法贏得信任。
– 應該站著講電話,你的聲音聽起來才會強而有力、精神抖擻。
– 打電話時,前面擺個鏡子。你才會記得面帶笑容,表情生動,因此電話線傳出去的聲音也會更吸引人。
– 無論你是撥電話或接電話的人,都應該把注意力放在雙方的對話上。不要一邊講電話,一邊瀏覽網頁,查看電子郵件或整理桌子。
– 打電話時,不要問對方:『你有沒有時間講幾分鐘電話?』現在,幾乎沒有人有空作任何事。寧以正面的角度提問:『你現在正好有空嗎?』
– 小心地使用腳本。預先規劃電話中的說詞是明智之舉,想好先說什麼,後說什麼十分重要,這樣才能確保自己能切中要點。不過要小心的是,完全照本宣科聽起來可能很假。
– 安排下次會議的時間。無論你的弟一通電話是多麼成功,你仍然需要安排面對面的會談,或至少預先訂好下次通話時間,並提出有關下次討論的具體建議。
– 要知道誰應該負責掌控這次通話。如果這通電話是你撥的,那麼你就有責任控制議程,同時歸納重點,結束通話。
– 使用專業術語,而且文法必須正確無誤。即使是通電話,仍然應該遵守適當地禮儀規範。
– 使用語音信箱時,留言必須簡明扼要,只講重點。
– 用行動電話談公事時,必須注意周遭環境。在公共場所談生意時應該特別小心。
– 應該留意新的電話科技,例如來電等候、鈴聲或其他新奇玩意,會不會反而阻礙你建立關係。

6. 善用電子郵件

使用電子郵件的小竅門:

– 明智地選擇和運用主旨這一欄的內容。這是你以專業方式為自己說明,並且塑造極佳第一印象的好機會。
– 使用尊稱。即使別人請你直呼其名,在電子由建中稱呼別人的名字仍然要很小心。恰好看到這封信的人曉得你都直接較公司總裁的名字時,要確保他們不會大驚小怪。
– 在電子郵件中仍然應該附上私人的問候和致意,為冷冰冰的電子通訊增添一點溫暖的人情味。
– 儘速回信。
– 無論電子郵件的機密等級為何,仍然應該視之為公開的信件,因為電子郵件通常都能夠而且也會被自由轉寄。
– 用來作公務溝通的電子郵件,不要拿來傳笑話、連鎖信或其他和公事無關的玩笑。
– 你不想公開的事就不要用電子郵件傳送出去。因為使用電子郵件時,沒有機密可言。
– 『刪除』絕不代表永遠消失。需要小心的是,即使已經刪除釣得電子郵件仍然可以復原。一定要確定你發出的每一封電子郵件的內容在公務上都很適當。
– 使用電子郵件來安排會議日程或解決衝突時,如果就同樣主題已經通了至少三封電子郵件仍無法解決時,應該改採更直接的溝通方式,例如打電話或親自去和對方面對面討論。
– 利用電子郵件溝通很容易造成誤解,因此對這點必須更加敏感。不要太輕易覺得對方冒犯了你,有誤會時要趕快拿起電話來溝通。 你要知道,電子郵件可能會遭受到錯誤解讀,被對方認為內容愚蠢、聳人聽聞或資訊不足。
– 寫英文電子郵件時,不要全部使用大寫,除非你想讓收件人認為你太誇大。
– 不要妄自揣測。電子郵件寄丟了、沒有傳送出去、或不小心刪除了,都是常見的事。沒有收到回信時,不要假定對方不回覆你的信。 如果不確定的話,應該以其他方式作後續追蹤,例如打電話或傳真。
– 絕對不要在盛怒之下發電子郵件。雖然儘速回覆電子郵件很重要,但是如果某封電子郵件令你血壓上升,最好等候24小時才回覆。 你可能發現經過一天以後,你慢慢冷靜下來,回信的語氣也變得比較和緩。

7. 餐桌禮儀

你邀請可能的新客戶吃飯,那麼應該由誰決定在哪用餐呢?
應該由你決定。提出邀請的人是你,因此你有責任掌控整個流程。如果可以安排在他最喜歡的餐廳裡用餐,必然另客戶印象深刻。
你願意花功夫事先做好功課,展現你對細節的重視,能為你加分不少。
什麼時候該停止閒談,開始討論正事?應該由誰來主導話題轉換?
安排這次餐會得人應該主導話題的轉換。一般而言,不應該在用餐時討論公事。等到用餐完畢,開始喝咖啡或吃甜點時,才適合談公事。

8. 高效能的簡報技巧

發表簡報的小訣竅:

– 報告前好好休息。
– 事前有充分的準備,把報告內容融會貫通,因此現場報告時不需要再依賴提示卡和筆記。
– 穿著得體的服裝。
– 提早抵達會場。
– 如果可能的話,應該和每一位聽眾握手致意,親自歡迎他們。
– 和介紹你出場的人握手。
– 取下掛在腕上的手錶。
– 先注視座位離你最遠的觀眾,然後依次和每位觀眾眼神教會。
– 要注意自己說話時的音質、速度和音量。
– 使用簡報軟體或其他工具時,應該站在左邊。因為觀眾閱讀時會從左讀到右,所以視線的焦點會放在你身上。
– 精神上要專心投入,但肢體要放輕鬆,讓你富有創意的報告可以大放異彩。
– 作總結時威威鞠躬,優雅地劃下句點。
– 走到門口,親自和每一位聽眾道謝。

9. 開會禮儀

開會的小訣竅:

– 盡可能挑選面對門口的座位。無論你是主人或訪客,這個位子都能為你創造優勢。
– 婉拒主人的熱請款待。最好說:『謝謝你,不用了。』如果這麼做可能會冒犯了主人,那麼最好淺嘗即止。
– 要捨得花錢買高質感的文具。在會議中拿出學生用的筆記簿和螢光筆,完全無助你的專業形象。
– 攜帶的公事包越小越好。太大的公事包會令客戶覺得他只是你的眾多客戶之一。
– 一進到客戶公司所在地,立刻關掉手機。
– 預先準備好議程,並且多印幾份帶去。這是讓會議朝著你希望的方向進行的好方法。
– 多和與會者交換名片,並把收集到的名片放在你看的到的地方。把名片放在你看得到的地方,需要時就可以隨時提及與會者的名字。
– 把手放在桌上,讓其他人看得見,而不要藏在檯面下。
– 注意看時鐘。做簡報時,時間掌控非常重要。應該遵照你原先說明的時間來進行議程。
– 慎重使用輔助工具。即使用簡報軟體等科技工具,會議的焦點仍然應該放在你身上,以及你要傳達的訊息上。別讓輔助工具搶了你的鏡頭。

12.不要小看名片

有關名片的小訣竅:

– 把名片放在高質感的名片夾中。
– 投資製作高質感的名片。
– 你的名字必須是名片上最醒目的資訊。
– 名片一定要保存到完美無瑕。有摺痕或翹起來都會令人印象不好。
– 絕對不要假定別人想要你的名片,一定要先徵詢對方的意思。
– 絕對不要向高階主管要名片。許多高階主管都只和地位相當的人換名片。
– 要記住,名片反應了你這個人和你代表的公司。所以無論設計名片、投名片、遞名片、接名片或確認收到名片、放置名片時,
都必須懷抱敬意,並且好好利用這個機會來突顯自己。
– 在名片上寫任何東西之前,應該先取得名片所有人的同意,否則就等到脫離對方視線範圍後在寫。

# 書名:最後一個甜甜圈不要拿
# 作者:茱迪斯.博曼
# 譯者:齊若蘭
# 出版社:遠流
# 出版日期:2008年05月01日
# 語言:繁體中文
# ISBN:9789573262985

最後一個甜甜圈不要拿
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最後一個甜甜圈不要拿 有 “ 3 則迴響 ”

  1. 好有心啊趴弟!落落長……
    偷偷告訴你,我發現你「故意」少打一個字。
    「-邀請訪X進入辦公室後,把門關起來。」
    我猜你會說「我是要測試你們有沒有專心在看」
    對吧!haha

  2. 哇~~我埋的梗被你猜中了….
    我是要測試你們有沒有專心在看,
    果然Little Wu很專心!

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